Los grupos y eventos pueden generar importantes ingresos para los hoteles. Dependiendo del tipo de empresa, el segmento representa entre el 30 y el 35% del negocio hotelero a nivel mundial. Los eventos suelen conseguir mayores ingresos porque implican gastos extra en alimentación y bebidas, alquiler de espacios, audiovisuales, etc. Los grupos son un segmento de alta prioridad para la mayoría de las propiedades, no sólo por los ingresos que generan, sino por el potencial de repetición/recompra.
Trabajar con diferentes segmentos de grupos y eventos también ayuda a equilibrar el inventario de apartamentos y sus respectivas tarifas durante los períodos bajos.
Históricamente, es un segmento que también realiza sus reservas con ventanas de compra más largas, lo que ayuda al hotel a alcanzar la ocupación esperada con mucha antelación y mantener un flujo de negocio saludable durante todo el año.
Por ello, es fundamental cambiar nuestras estrategias de comunicación según el escenario cambiante y los avances tecnológicos. Cuando pensamos en la relación entre organizadores de eventos y agencias, la comunicación adquiere un lugar aún más importante. Al fin y al cabo, para unir con éxito a las personas a través de eventos y experiencias únicas, los profesionales hoteleros deben actuar de forma unificada, constante y transparente.
A continuación se muestran algunas formas de maximizar las relaciones con sus socios clave de eventos:
- Sea sincero desde el principio.
Sea honesto acerca de cuánto tiempo serán válidas las ofertas y se mantendrá el espacio. Revise los plazos para las reservas finales con la opción de reducir los bloques con meses de antelación para evitar el desgaste. - Realizar seguimientos post-contrato con el cliente
Es importante comprender qué tan seguro está el cliente de realizar el evento y su probabilidad de cancelación. Lo mejor es una llamada rápida o un mensaje de whatsapp seguido de un correo electrónico. Esté atento a cualquier cambio que pueda estar ocurriendo dentro del grupo para que el hotel pueda prepararse y generar ingresos en consecuencia. - Garantizar una flexibilidad constante en ambos lados.
Los precios varían según la disponibilidad y se aplican de forma diferente a lo habitual para reservas individuales. Deje esto muy claro en el presupuesto y resalte que hay flexibilidad, pero que el requisito de fecha puede afectar el precio, y viceversa. - Salir adelante
Comuníquese con clientes leales y vea si les gustaría enviarle su calendario de eventos para el próximo año. Algunas ventajas pueden estar vinculadas a la focalización y priorización de estas acciones con su hotel. - Limpiar el embudo de ventas constantemente.
Mantenga su cartera lo más actualizada posible para asegurarse de optimizar el negocio potencial y asegurar espacios con el mejor rendimiento financiero posible.
En general, mantenga la coherencia en las comunicaciones con los clientes. Desde el momento en que un cliente potencial inicia el contacto, mantener un nivel constante de servicio, elevándolo, es clave la atención al detalle durante todo el recorrido del cliente.
Las sugerencias innovadoras, como la presentación en tiempo real de espacios para reuniones y la integración de oradores potenciales en las propuestas, pueden mejorar aún más la experiencia del cliente.
No lo olvide, una gestión eficaz en las ventas y operaciones de eventos y grupos puede aumentar sustancialmente sus ingresos, aumentar su base de clientes y generar nuevos negocios.
